Гайд, как оформить договор IT-аутсорсинга, чтобы избежать ошибок и конфликтов

Быстрый рост рынка IT-аутсорсинга мотивирует IT-компании продавать услуги в США, страны ЕС и Азиатско-Тихоокеанского региона. За каждой сделкой стоит международный договор IT-аутсорсинга на оказание услуг. CEO компании IT-юристов «STALIROV&CO‎» Валерий Сталиров объясняет, как составить договор IT-аутсорсинга, чтобы избежать перерасхода ресурсов и бюджета, а также предупредить конфликты с заказчиком, пишет vctr.media.

Что должно быть в договоре аутсорсинга

Заказчик передает разработку программного обеспечения на аутсорс и надеется, что компания максимально точно реализует его идею. IT-компания несет ответственность за каждую стадию проекта и результат. Этим аутсорсинговая модель сотрудничества отличается от аутстаффинговой. Поэтому до начала работы следует детально проработать договор и техническое задание к нему.

IT-юристам при составлении договора аутсорсинга нужно:

– выбрать и закрепить порядок оплаты: fixed price или time&material;

– описать предмет договора и объем работ в техническом задании;

– определить порядок постановки задач и приема результатов;

– ограничить раунды правок в fixed price договорах;

– определить процедуру и критерии приема.

Детально обсудим каждую из задач.

Выбираем тип договора аутсорсинга и порядок оплаты

У IT-компании есть два варианта: заранее определить необходимое количество часов и зафиксировать цену или взимать плату за отработанные командой часы по факту выполнения работы. От того, какой тип договора выберет компания, зависит, на какие пункты делается акцент.

Например, в fixed price контракте вы увидите, что услуги по разработке программного обеспечения оплачиваются по фиксированной цене (фиксированный бюджет). В техническом задании к договору закрепляют количество часов и общую стоимость проекта. Если заказчик выходит за эти рамки, в дополнительном соглашении к договору утверждают бюджет свыше зафиксированной суммы. Еще один вариант — согласовать количество раундов правок.

Эффективнее всего миксовать модели: устанавливаете количество бесплатных раундов правок, а все, что свыше, оплачивается дополнительно.

Клиент оплачивает услуги по инвойсу. Такой документ — это подтверждение оказания услуг в работе с иностранными заказчиками. Подписание инвойса двумя сторонами значит, что клиент принял работы, у него нет претензий, и он не может требовать вернуть аванс. Большинство IT-компаний выставляют инвойсы в одностороннем порядке и не требуют от заказчика его подписать.

У наших IT-юристов был такой кейс: украинская IT-компания разрабатывала для клиента из Норвегии Ecommerce продукт. Но клиент остановил работу, отказался платить и потребовал вернуть $350 000 аванса за шесть месяцев работы команды.

Норвежский суд принял как доказательство оказания услуг инвойс, оплаченный и подписанный исполнителем и заказчиком, и решил, что IT-компания не должна возвращать аванс.

Кроме этого, в договоре на разработку между украинской IT-компанией и норвежским заказчиком было указано, что объект интеллектуальной собственности переходит к заказчику с момента полной оплаты.

Конкретизируем предмет договора аутсорсинга и объем работы

Если IT-компания работает по fixed price, и бюджет для заказчика определен с самого начала, требования к результату нужно сформулировать конкретно.

Но чаще IT-компании работают с иностранными заказчиками по системе time&material. Но это не значит, что предмет договора и объем услуг можно описать общими формулировками. Только детальное описание поможет вытащить картинку из воображения клиента и воплотить ее в реальность.

Предмет договора имеет значение для банков, налоговой и органов финансового мониторинга. IT-компания может получить запрос от банка с требованием подтвердить легальность происхождения средств. Это можно сделать с помощью договора на разработку программного обеспечения. Если предмет прописан некорректно, банк может заблокировать счет IT-компании, и придется переводить деньги в другой банк.

От того, как расписан предмет договора, зависит, сможет ли IT-компания рассчитывать на налоговые льготы, например, по НДС.

В Украине IT-компания заплатит 0% НДС при продаже программного продукта. Если же написать о передаче IT-продукта в использование заказчику, придется заплатить 20% НДС. Игра слов будет стоить компании дополнительной налоговой нагрузки.

Описываем процессы коммуникации

Если обязанности клиента и IT-компании определены расплывчато, вы рискуете работать в хаосе и постоянно нарушать дедлайны. Например, предусмотрите в договоре обязанность заказчика вовремя предоставлять информацию, материалы и доступы, которые нужны для выполнения задач, давать фидбек и согласовывать следующие рабочие шаги. Если клиент своевременно не реагирует на запросы (не выходит на связь, не присылает контент и другие материалы), IT-компания может приостановить работу, и дедлайны замораживаются.

Определите кто предоставляет дополнительную информацию и материалы, ставит задачи, проверяет качество продукта на каждом этапе работы и проводит оплату по инвойсам на стороне заказчика. Укажите в договоре корпоративные почты Project Manager, Team Lead, финансового отдела и других членов команды, которые участвуют в разработке и коммуницируют с клиентом.

Разграничиваем ошибки разработчиков и пожелания клиентов

Ошибки IT-компания вынуждена исправлять, а вот хотелки клиент должен дополнительно оплатить. Чтобы не выполнять работу бесплатно, определите, что считается ошибкой, а что — дополнительной задачей.

Пропишите в договоре определение дефекта — это ошибка в результате оказания услуги, которая негативно влияет на внешний вид, работу, функциональность программного обеспечения. Все, что не подходит под определение дефекта, оплачивается дополнительно.

Иногда сложно определить, случилась ошибка или нужна доработка. Разберемся на примерах. В первой ситуации клиент оставил объемный отзыв на сайте. После его опубликования исказилась форма и съехала кнопка перелистывания отзывов. Проблема в адаптивной верстке. Любые изменения контента должны отображаться на сайте корректно, а значит имеет место ошибка. Еще один пример дефекта: на сайте не работал счетчик просмотров статьи. А значит неправильно прописан код, и придется вносить изменения в рамках раундов правок.

А теперь пример бага, который не считается ошибкой. На многих сайтах в разделе контактов есть Google Карты. Раньше их можно было вставить, скопировав часть кода. Но недавно Google ввел ограничения, и теперь за размещение карты на сайте нужно платить. В один момент все страницы сайтов со встроенными ранее картами выдали ошибку. Но вины разработчика в этом нет. Чтобы решить проблему, нужно купить право разместить Google Карту на сайте и доработать код.

Дополнительно в договоре можно закрепить классификацию ошибок с точки зрения приоритетности исправления. Например, дефекты уровня High необходимо исправить в течение 24 часов, так как они критически влияют на работоспособность программы. Тогда для Medium дефекта устанавливаем срок в 3 дня, а для Low — 7 рабочих дней.

Определяем порядок приема результатов

В договоре нужно ответить на вопрос: будет ли проводиться тестирование? Если да, то в течение какого времени, кто оплачивает и тестирует IT-продукт?

Заказчик может отказаться принимать результаты работ. Чтобы не затягивать следующие этапы, определите срок, в течение которого клиент может предъявить претензии.

Для этого в договоре напишите: «Если у заказчика есть замечания к результатам оказанных услуг, он направляет письменную претензию исполнителю в течение 10 календарных дней с даты получения инвойса». Заказчик должен аргументировать причины отказа принять работы и доказать, что разработчики не справились с выполнением технического задания.

Чек-лист для подготовки договора аутсорсинга в IT

– Максимально точно определяйте объем услуг в договорах с фиксированной ценой.

– Конкретизируйте обязанности исполнителя и заказчика и средства для взаимодействия: таск-менеджеры, где ставятся задачи, таск-трекеры, почта, мессенджеры.

– Описывайте критерии желаемого результата.

– Определяйте политику формирования стоимости и процедуру оплаты по календарным периодам.

– Устанавливайте способ и процедуру передачи результатов работы: определяйте репозиторий, сервер и программную среду, в которой осуществляется разработка.